Excel如何自订快速存取工具列




浏览器都有我的最爱功能,将常用网页放在随手可得的地方,方便点选。比较大型的ERP系统,上百隻各个模块的作业及报表,通常也会有我的最爱,方便不同操作人员,将自己常用的程式放在一块,快速操作。聪明的微软EXCEL,也有类似功能,擅加利用的话,人家看你在用EXCEL,人家会说:哇,这麽快!

一、EXCEL每次改版,除了增加便捷功能选项,也会增加图形化界面,像公式这个功能模组,一开始我刚工作,是100%大纲式文字选项,到现在公司终于升级到2007(呵,好不容易),已经很漂亮的图形化介面了,看起来一整个赏心悦目。

很漂亮的图形化介面

二、不过,儘管再怎麽改版,终究是所有程式分门别类放好,然而每个人操作手法不同,总会有自己偏爱使用的招式,如果可以将自己最常用的那几招摆在最前面,如同浏览网页的我的最爱,才是真正得心应手。例如像我,就特别喜欢Excel两个功能:「摄影」和「群组。

将自己最常用的那几招摆在最前面

三、方法是上方的工具列最右边,有个向下的箭头,点选之后,下面有个「其它命令」,这个是「自订快速存取工具列」。

「其它命令」

四、「Excel选项」裡的「自订」,这裡有个操作平台,可以将自己喜欢的命令移到「自订快速存取工具列」。

「自订快速存取工具列」

五、我惯常于邮件直接贴上Excel表格,这个时候,「摄影」就派上用场了,它属于「不在功能区的命令」,将它「新增」到「自订快速存取工具列。

「摄影」属于「不在功能区的命令」

六、例如,简明损益表,想把这个表格作成贴图。选取范围,然后按下自订工具列的「摄影」。

简明损益表

 

七、滑鼠移到任何一个想贴上的地方,左键,图片便贴上去了,写信时可以直接将此图片嵌入内文。

写信时可以直接将此图片嵌入内文

八、接下来介绍「群组」,如图,是一个多站式损益表。

多站式损益表

九、「群组」其实就是将行列资料以树状层级的方式合併开展,以这个损益表为例,希望营业费用作一个开关,开起来是明细损益表,关起来是简单损益表。滑鼠移到阿拉伯数字的行区域,选取9-12行,按下「群组」。

选取9-12行,按下「群组」

十、开起来有两种按纽:一个是左下方十字架,表示现在是处于组合状态,点一下展开,另一个是上方的1跟2﹐1是组合状态,2是开展状态,「2」的地方按一下,便会把明细展开。

1是组合状态,2是开展状态

十一、这是开展状态,可以看到有个减字符号,一点一点的是明细资料,如图所示,行可以组合开展,栏也可以组合开展,另外,还可以就明细进一步组合,变成三个层级。有时间有需要的时候,可以试看看。

行可以组合开展,栏也可以组合开展

遥想当年,我刚进事务所,是查帐菜鸟、也是Excel菜鸟,到一家蛮有名气的上市公司外勤,客户是有名的阴晴不定后母心,组上都知道不好惹,我天不怕地不怕,PBC找不到我要的资料,就跑去问客户,结果在财务部当众狠狠被削了一顿:「资料不是给你们了,不是按一下加号就有了?怎麽事务所的连这个都要人教?」

于是,我认识了这个「群组」功能。(烟)


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