Excel如何整理不规则资料




先前写过一篇分享文,是关于成本结算异常讯息的资料剖析,当时的范例很简单,只要一次剖析、或者套用一次函数,效果就出来了。不过,范例往往简单,真实世界往往複杂,资料有些相同的特性,我们可以归纳统计,才能一个招式用到底。当系统跑出来的报表或是别人给的资料,不是那麽完美,没有明显统一的规则可循的时候,的确是有点麻烦,因为Excel函数需要的是规则,我们唯一能做的,就是儘量在其中找到规则,也许不是统一适用的规则,是杂七杂八的、东一块西一块的,这也行,找到一块是一块,毕竟只要能够省时省力,就值得一试。

一、到手的资料很令人无言,看起来很乱,想要分门别类先行整理,但似乎用剖析或函数都没办法一次解决。

到手的资料很令人无言

二、通常,我拿到这种东西第一个直觉反射:「排序」。管它有多乱,先排序看看!

「排序」

三、按下「排序」指令,跳出来的视窗很容易理解,以「异常状况」这一栏为基准,依照字母顺序重新排列,注意到右上角有个「我的资料有标题」。

依照字母顺序重新排列

四、当我们的选取范例第一行是标题,就可以像刚才那样排序,如果资料本身没有标题列,例如我们只是选取报表中间一段的范例,这时候就要把「我的资料有标题」的勾勾点掉,排序方式就会便成Excel栏位,注意到「排序对象」的值预设为储存格内容,但其实也有其它选项,一般用到最多的还是预设的「值」,但不排除其它选项有用到的情况,多知道一点总是好的。

不排除其它选项有用到的情况

五、果然排序之后,资料开始有点模样出来了,上面开头都是料号,统一为七码,这个就很容易剖析了,下面是文字开头,不过也正因为如此,刚好已经依照成本结算的错误类型归类了。

上面开头都是料号,统一为七码

六、有些时候我们没有要剖析,只是想在一堆混杂之中,找出具有特定内容的资料,这时候「筛选」是我们最好的朋友。

「筛选」

七、随著微软持续改版Excel,「筛选」这个老指示越来越强大,除了传统的「文字筛选」,还可以「依色彩筛选」,在这裡我们想要找出某种类型的错误讯息,所以用「包含」。

还可以「依色彩筛选」

八、包含「工单已入库」,注意到这裡可以多重条件,「且」、「或」,Excel还很贴心说明了「?」(单一万用字元)和「*」(万用字元)。

「?」(单一万用字元)和「*」(万用字元)

九、不错吧,轻轻鬆鬆,Excel管家帮我拎出我要的东西了。

Excel管家帮我拎出我要的东西了

十、像成本异常检核表这种东西,每个月都要来一次,资料很多很杂,但基本上大同小异,就是那几种,所以如果能够找到大致上的规则,也是很方便用函数处理的,如图所示:「=MID(B2,8,2)」,一次解决!

「=MID(B2,8,2)」

十一、工具不嫌多,再多介绍一个:「=SEARCH(“工单已入库”,B2)」。「SEARCH」这个函数的官方说明:「在某个文字字串内找到另一个文字字串,并传回该文字字串在第一个文字字串中的起始位置。」,在我们的例子裡,显示结果是「8」,表示「工单已入库」出现在「B2」的第8个位置。找不到这个字串时,会显示「#VALUE!」。

「=SEARCH("工单已入库",B2)」

十二、像这种情况,还可以搭配「IFERROR」函数:「=IFERROR(SEARCH(“工单已入库”,B2),SEARCH(“结案工单依转出”,B2))」,表示如果第一个找不到,就找第二个,这样是两层的IF逻辑结构,还可以再继续套,三层、四层,端视实务上遇到的情况萝。

搭配「IFERROR」函数


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