Excel如何设定组别分类自动更新




先前有篇文章,分享如何依照客户地区别,自动求和销售金额,这里面有个小麻烦,每个月销售明细不同,或者明细需要可能更新(增添删除),如此,客户地区的组合项目就会变动,每次都要重新抓组合,也是很讨厌,那么高度万能的Excel,在这方面是否有小撇步?在此分享:

一、非常简化版的销售明细表。

简化版的销售明细表

二、「建立数据透视表」,将鼠标移到最上面有英文字母ABCDE的字段地方,游标从白十字变成黑色向下箭头,此时可以选取工作表一整个字段范围,直接拉A到E字段:「明细!$A:$E」。

直接拉A到E字段:「明细!$A:$E」

三、在生成的数据透视表,将地区及客户拉到列标签,轻轻松松汇总出地区客户的组别。

将地区及客户拉到列标签

四、数据透视表好是好,问题是如果同一地区有不同客户,第二个以下的客户便会空白,对此只能弄个公式补起来:「=IF(B3=””,J2,B3)」,有了这个补起来的数据,便可以复制,贴到有需要的管理报表,如果报表格式固定,干脆直接连结即可,自动更新!

只能弄个公式补起来:「=IF(B3="",J2,B3)」

五、在第二步,范围选择A到E所有字段,用意是如果明细倘若有增添或减少,很方便就可以利用数据透视表,更新地区客户组别。例如,原来的明细表删掉D,增加F。

原来的明细表删掉D,增加F

六、将鼠标移到数据透视表,右键,点击「重新整理」。

右键,点击「重新整理」

七、可以看到右边早已设定好的公式,自动更新了,而且就是更新成变动后的地区客户组别。

更新成变动后的地区客户组别

八、除了「重新整理」,还有一个绝招,不是在原来档案删删减减,而是直接重新选取新的明细表:「数据透视表」、「选项」、「变更数据源」。

「数据透视表」、「选项」、「变更数据源」


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数据透视表