Excel如何录制及管理宏(宏)




上一节介绍了如何设置单元格的数值格式,包括取整数、撇千分位、负数以括号红字表示,虽然说以快速组合键「Ctrl+1」,呼唤出「单元格格式」窗口,设置一下不算太麻烦,但像这样整理格式的步骤,可能每次一拿到新的Excel档案,都要再设置,同样步骤一再重复,繁琐就算了,还浪费时间。针对此类操作,如果能建立一个像「Ctrl+1」的快速组合键,絶对是势在必行,这个便是Excel的宏功能,以下分享:

一、原始拿到的报表,数据格式显然未经整理。

数据格式显然未经整理

二、开始千篇一律的整理格式之前,为了日后方便起见,想做个自动化快捷键,把功能区移到「检视」页签,「宏」、「录制宏」。

「检视」页签,「宏」、「录制宏」
三、为这个宏取个名称,设置快捷键,并且加点描述:负数括号、Times New Roman字体、零值隐藏。其中设置快捷键要特别说明,将鼠标点到空格内,按住「Shift」同时再按下「Z」。每个人可依自己喜好设置字母键,不要跟现有快捷键(例如「Ctrl+V」)重复即可。

Times New Roman字体

四、想要自动化的步骤结束之后,记得要「停止录制」。

停止录制

五、录制完了,不但原来的报表已经整理好格式,在没有整理过的报表,只要按「Ctrl+Z」快捷键,便会自动执行默认的整理程序(负数括号、Times New Roman字体、零值隐藏),相当方便。

负数括号、Times New Roman字体、零值隐藏

六、利用这个机会,简单介绍Excel系统默认的快捷键,图片所示都是我自己经常用的,推荐给各位试看看。

Excel系统默认的快捷键

七、到「检视」、「宏」、「检视宏」里,管理所录制的宏,可以设定宏使用范围,也可以修改宏的快捷键、描述

管理所录制的宏

先前提到录制宏所设置的快捷键,不要跟现有快捷键重复,其中包括系统默认快捷键。其实如果真的重复了,也不会有太大问题,只是系统默认快捷键将被所录制宏覆盖。另外,在宏窗口,如果选择「编辑」,会发现宏就是把刚才操作步骤,编写成VBA语言。直正厉害的高手,能直接编写VBA程序,不必透过宏,然而对于一般会计人来说,为了省事方便,录制宏即可,真有兴趣或是真有需要,再来学习VBA吧。


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Excel