Excel如何检查出货单价(下):异常筛选




先前文章提到如何检查出货单价,当时写到数据透视表的部份,以目测法标示异常单价。可是,即使枢纽汇总了,依照一般中等企业的出货量,还是有可能多到难以目测的程度,这篇文章介绍如何用Excel小技巧,直接将异常单价「提取」出来:

一、先前文章编制好的数据透视表,不为零的部份,表示相同客户和相同料号,却有不同的出货单价。这里基于重大性考虑,只取正负差异大于等于3的部份,打底黄色标注异常。

先前文章编制好的数据透视表

二、选取A2到F15的范围,复制,直接在新的工作表贴上,右下角有个档案图标的「贴上选项」,通常单纯取值的情形,会选择「值与来源格式设定」。不过在这里,只要选取数据透视表不含第一列的范围,贴上之后,应该便是只有值及格式。这么做的主要作用是将枢纽架构去除,方便进一步数据整理。

值与来源格式设定

三、选取差异值的范围,也就是F栏,然后在上方功能区移到「常用」页签:「设定格式化的条件」、「新增规则」。

设定格式化的条件」、「新增规则」

四、跳出「新增格式化规则」窗口,「选取规则类型」为「只格式化包含下列的单元格」,下面的「单元格值」设定为「大于或等于」「3」,然后点击「格式」。

只格式化包含下列的单元格

五、跳出「单元格格式」窗口,移到「填满」页签,设置黄色。

移到「填满」页签,设置黄色

六、F栏中,大于等于3的都填满了黄色。重复步骤三到五,规则设定为小于或等于-3,便是一开始所想要达到的效果。

重复步骤三到五,规则设定为小于或等于-3

七、先选取整个报表(A1:F14),在上方功能区移到「数据」页签,点击「筛选」,第一列会出现筛选三角形,点击「F1」单元格的三角形,跳出来的窗口移到「依色彩筛选」,在「依单元格色彩筛选」的子窗口中,选择黄色。

依单元格色彩筛选

八、大功告成,所有异常项目除了标注黄色,而且还筛选出来了,如果有需要,可以将这些异常项目另外贴上,方便后续追踪管理。

所有异常项目除了标注黄色,而且还筛选出来了

这篇文章,主要将格式化条件和色彩筛选结合在一起,从而在报表呈现上,只显示异常项目,由于非异常项目没有用处,所以这里整理出来的数据,很干净而且切合管理使用。最后特别提醒,如此经过层层操作,习惯上要养成将公式函数保留在原始明细,后面的结果直接以值贴上,继续往下做,否则容易造成错乱,这个如果读者有实际遇过,应该会有深切的领悟。


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