Excel如何以Hyperlink函数交叉索引银行调节表




企业在经营业务的过程中,除了主要的购进原料销售存货,还会有员工薪资借支利息收入等种种收支,这些最终都会体现在银行进进出出的变动,因此银行存款可说是企业交易量最大的会科。公司本身当然会纪录银行存款变动,银行自己也会有存户任何异动纪录,通常两者一致,但偶尔难免也会有此先彼后的暂时性时间差异,每到月底或年底,公司会计总要细心再核对一次公司帐和银行帐有无差异,如果有差异的话,是什麼原因造成的?是否合理?关於此差异的说明便是银行调节表,而一家公司通常会有好几个银行帐户,所以习惯会将这些银行的调节表都汇总在一个Excel档案中,一家银行一张工作表,变成是一个好几页工作表的活页簿。

像这种情形,会希望在汇总表及明细表间能建立相互间的连结,先前在《会计人的Excel小教室》这本书中,介绍过如何在工作表之间建立超连结的交叉索引,当时以指令方式逐一完成设定,其实在Excel裡面有Hyperlink函数,同样能达到超连结的任务,做到在不同工作表之间交叉索引的效果。在此以银行调节表為例具体介绍。

一、银行存款调节表汇总,如图所示,共有三家银行,每家银行都相对应的工作表,可以依照先前著作《会计人的Excel小教室》第七章第一节「成本结算SOP流程製作」所述作法,以超连结方式作成工作表连结。完成之后如果移到储存格上面,游标会从白十字架变成手指,文字提示「按一下以追踪。按住以选取此储存格。」表示按一下即超连结跳到「台湾银行!A1」储存格,如果是想正常选取此储存格,按住即可。

银行存款调节表汇总

二、在各家银行工作表照样设置超连结,在「返回」上面按一下,马上会回到「银行调节表!A1」,如此即形成交叉索引。可想见当公司银行帐户很多,因此有多张工作表时,此作法将会是相当好用的工具。

在各家银行工作表照样设置超连结

三、於上方功能区移到「插入」页籤,选择「连结」群组中的「超连结」,即可「插入超连结」,如同Excel辅助视窗的说明,该指令作用為「建立连结至网页、图片、电子邮件地址或程式。」

选择「连结」群组中的「超连结」

四、点选「超连结」指令,即会出现「编辑超连结」视窗,如图所示,其操作相当直觉,读者可以自行设置,或者再温习参考《会计人的Excel小教室》第七章第一节「成本结算SOP流程製作」的范例。

即会出现「编辑超连结」视窗

五、接下来进入这一节重点,以函数执行超连结:「=HYPERLINK(“#台湾银行!A1”)」,按资料编辑列左边的「fx」,跳出此函数的「函数引数」视窗,如图所示,HYPERLINK函数作用為「建立一个捷径」,该函数有两个参数,「Link_location」為超连结目的地,注意到如果是其他工作表储存格,除了两边加上英文双引号,工作表名称前再加个「#」,这个在Excel函数公式裡算是蛮特殊的用法,「Friendly_name」為此超连结所显示文字,此第二参数省略的话,「储存格将显示Link_location文字」。

=HYPERLINK("#台湾银行!A1")

六、上个步骤虽然达到了超连结的效果,然而省略第二参数,直接显示连结文字不甚美观,况且一一设置参照其他工作表储存格,失去了函数公式好复製的优点。因此稍加改良,先将原本B栏的银行帐号复製到H栏,第一参数设计参照到A栏作為工作表名称,第二参数设计参照到H栏作為显示文字:「=HYPERLINK(“#”&A4&”!A1″,H4)」,如此可说相当完美。

第二参数设计参照到H栏作為显示文字

七、上个步骤虽然完美,但毕竟隐藏了超连结在平常的储存格裡,除了别人不知箇中奥妙,可能连自己久了都忘了或找不到。另外有个公式设计法是:「=HYPERLINK(“#”&A4&”!A1″,”详附件”)」,将第二参数设置為文字,例如「详附件」,再配上惯常的网址超连结符号,这样将会相当清楚。

再配上惯常的网址超连结符号

这一节所介绍的Hyperlink函数用於工作表储存格的超连结,不过如同范例看到关於函数的说明,其实还可以用在超连结到电脑档案甚至是网页资料,所以在实务应用上,能Hyperlink开啟电脑中的图片,或者搭配其它技巧,变成Excel查询小字典,可想见在某些特定场合,此进阶函数将发挥很大的作用,读者有兴趣可在这一节范例的基础上进一步研究。


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