Excel如何更改资料排列呈现销售统计图表




编製销售匯总表,常常產品有两个维度,一个是销售期间,一个是產品分类,某一项產品有可能不会在每个期间都有销售,於是在匯总表格中会有空格產生。如果是以报表呈现,由於报表著重於数字表达,所以如果某个地方有空白,大家容易理解為零,尚不致於有太大问题。如果以图表呈现,因為图表本来就是图像化的表达会比较强。如果是以图表呈现,图像化表达本来就是希望有较為美观视觉的效果,在图表中间有个空缺,看起来就会比较突兀。这一节即以实际范例和各位分享如何解决图表中空缺的情形。

一、某汽车经销商一整个年度四个季度的销售统计,依照汽车品牌分类,注意到不一定所有品牌在每个季度都有销售。

Excel如何更改资料排列呈现销售统计图表 图表设计 第1張

二、先选择表格范围,於上方功能区的「插入」页籤,「图表」指令集中将「直条图」下拉,建立「群组直条图」,可以看到中间都有空缺,以保时捷為例,其第三季度没有销售,所以会很突兀地没有Q3绿色柱子。

Excel如何更改资料排列呈现销售统计图表 图表设计 第2張

三、在图表数列上滑鼠右键,点选「选取资料」,进入「选取资料来源」视窗,目前是以季度作為数列、品牌作為类别。游标移到上方「切换列/栏」,辅助浮窗显示「切换全部值」,其作用有点类似选择性贴上的转置,把直的栏和横的列倒转过来。

Excel如何更改资料排列呈现销售统计图表 图表设计 第3張

四、转换成以品牌作為数列、季度作為类别,这样虽然较為合乎一般以四个季度作水平时间轴的呈现,但由於各个品牌不是每个季度都有销售,中间仍然会有空缺。再以保时捷為例,其第三季度没有销售,所以图表上Q3并没有蓝色柱子。

Excel如何更改资料排列呈现销售统计图表 图表设计 第4張

五、為了在根本上解决图表空缺的问题,有必要改变来源资料。如图所示,有别於一般报表编製方式,将四个季度错开到不同行列,如此确保了每个季度各个品牌的销售纪录上下是连在一起的。这样的资料格式也可以想成,Q1只有在最上面有数字,从第六行开始都是空白,在这个理解基础上,会比较清楚接下来的图表呈现。

Excel如何更改资料排列呈现销售统计图表 图表设计 第5張

六、选取调整后的资料表格范围,插入群组直条图,如图所示,已经初步具备想要的效果,只要再调整一下图表格式。首先,下方的品牌文字歪斜,将游标移到「水平(类别)轴」,於快捷选单中点击「座标轴格式」。

Excel如何更改资料排列呈现销售统计图表 图表设计 第6張

七、於「座标轴格式」的「对齐」,将「文字方向」由「水平」下拉改為「垂直」,如此可以看到图表的水平座标轴标籤较為直觉美观。

Excel如何更改资料排列呈现销售统计图表 图表设计 第7張

八、於「资料数列格式」的「数列选项」页籤,将「数列重叠」设定為「95%」、「类别间距」设定為「0%」,如此成功将各品牌销量依照季度排列,并且中间没有空缺。

Excel如何更改资料排列呈现销售统计图表 图表设计 第8張

九、像这样的特殊设计图表,也许一开始较难理解,可以用测试资料辅助,如图所示红色部份,在各空白区域随机填入一些数字,藉由观察图表相对应的变化,应该能理解,这裡其实是A2到A19总共有18个水平类别标籤,每个类别各有Q1到Q4四个数列值,由於第五步骤已经将表格整理成每一行品牌只能出现在某个季度,当第八步骤将数列调整成95%重叠时,每个水平类别标準刚好就会被某品牌某季度值佔满,以第二列的保时捷而言,其实是Q1到Q4重叠,而只有Q1為「13」,Q2到Q4為空白(零),重叠之后变成只显示Q1的「13」,依此原理再往下推敲,配合这个步骤的辅助测试图表,应该就能清楚第八步骤最终所呈现的图表样貌了。

Excel如何更改资料排列呈现销售统计图表 图表设计 第9張

先前有章节分享利用数列重叠和边框设定,使得预算达成率图表呈现水银温度计的特殊效果,当时范例没有更改原始资料,纯粹在现有图表下功夫。这一节范例虽然也没有改变数字金额,不过却是直接改变了原始资料的排列方式,方便呈现特殊的图表效果。仔细瞭解箇中原理的话,是為了解决表格空白,增加了更多的空白,这些空白在图表中搭配数列重叠,產生虚拟占位的效果。这个在Excel图表技巧中称之為辅助数列。在绘製复杂一点的Excel图表,往往都会用到像这样辅助数列的效果,预计在接下来章节也会有辅助数列的图表,读者熟悉了其原理,当然也可以举一反三,依照各自案例需求,创造出具有个人特色的Excel图表。


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