Excel如何以IF函数填补空白单元格




对于电话簿或薪资清册这一类数据,数量庞大,Excel有专门查找和统计的工具。不过有个前提,这些数据必须以数据库的方式架构组成:第一列是各个字段,接下去一列一笔数据,每笔数据具有各字段不同的属性。以电话簿为例,每个人是一笔资料,每个人有各自的电话和地址,如果每个人在Excel以上述方式依序排好,便是完美的Excel报表,可以直接使用各项工具运算。

财会人员经常在ERP系统下各种报表,系统各个模块报表都有十几二十个,例如库存明细表或是明细分类账,笔数数据庞大,很多时候需要使用「筛选」和「枢纽」,以便统计呈现出各个库别或是会科的数量金额,或者是仅仅依照特定条件,「查找」某一笔料号或传票,诸如此类的操作,前提是报表本身具备数据库的序列特性。

实务上常遇到ERP报表不完全,某个字段属性名称,只挂在第一笔,其余下面单元格因为重复,全部保留空白,不利于资料整理。这时候得花点心思,将系统报表微加工,整理成数据库格式,具体方法如下:

一、ERP系统跑出来的库存明细表,如图所示,仓库A字段,只要和上一列重复的,报表保留空白。

ERP系统跑出来的库存明细表

二、在A栏旁边插入新的一栏,在数据编辑列输入公式:「=IF(A2=””,B1,A2)」,意思是如果A2是空白,引用B1单元格的内容,否则(A2不是空白)引用A2单元格的空容。输入时Excel会出现函数说明。

=IF(A2="",B1,A2)

三、除了数据编辑列的英文说明,无论什么函数,只要是正在输入公式,都可以将光标移到「fx」,浮动窗口显示「插入函数」,点击即会跳出函数输入自变量的窗口。

浮动窗口显示「插入函数」

四、IF函数的自变量窗口,左下角有个「函数说明(H)」,可以超链接到微软Excel教室。像IF这样的函数应该大家都很熟,不过,如果是想学习尝试新的函数,或者是拿到其他Excel高手的档案,里面有用到陌生函数,这个时候自变量窗口和函数说明便很管用。

IF函数的自变量窗口

五、回到工作表,将光标移到B2单元格右下角,光标会从白粗十字变成黑细十字,此时鼠标左键按住,往下拉,一下子把公式都填进去了。这种状况,应该搭配本章第二节提到的,选择性贴上值,将公式引用变成是单元格本身的内容,避免之后如果有删除或排序,原本数据会跑掉。

游标会从白粗十字变成黑细十字

六、之前文章介绍以「到」命令工具,自动填满空格,这篇文章介绍函数方式自动填满,相较之下,似乎函数较为麻烦,但是某些场合,函数的灵活性可以派上用场。例如,有时候ERP报表是如图所示,先是一栏仓库别,接下来是储位、料号、数量等字段,在一组仓库数据明细之后,又是新的一项仓库。如此形式的报表,并不适合使用「到」工具命令。

如此形式的报表,并不适合使用「到」工具命令

七、依照报表数据结构,公式设计上也作相对应变化:「=IF(C1=”仓库”,D1,B1)」,往下拉,轻松实现字段数据填满的需求,新增了这一栏,在处理Excel报表会更将得心应手。

=IF(C1="仓库",D1,B1)

从篇文章的实例来看,函数公式并不一定要很复杂,只要能运用函数特性,稍加变化,便可以因应数据结构,达到合乎预期的结果。只不过,在这里想提醒一点,公式设计,是建立在对于数据特性的理解,有时候数据量庞大,有可能出现偏差数据,造成公式计算错误,所以越是复杂数据、笔数越多,最好还是抽核几笔、或者就总数核对,验证公式是否需要修改。


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